Ihr Chef oder Ihre Chefin hat Ihnen vertrauensvoll die Planung eines größer angelegten Meetings in die Hände gelegt? Vielleicht sind Sie als Geschäftsführerin oder CEO selbst der Kopf hinter dem nächsten großen Business Event in Düsseldorf.

Eines ist sicher: Der Erfolg dieses wichtigen geschäftlichen Termins hängt von einigen Faktoren ab. Behalten Sie hierfür schon einmal das Catering in Düsseldorf sowie ggf. die Suche nach einer passenden Location in der Rheinmetropole im Blick. Wer die wichtigen Eckpunkte rund um Planung beherzigt und in der Durchführung berücksichtigt, wird mit großer Wahrscheinlichkeit für zufriedene Gesichter sorgen.

Weshalb ein geschäftliches Event für alle eine Win-Win-Situation ist

Weit mehr noch: Glückt ein derartiges Event, ist dies eine hervorragende Referenz für Sie als Veranstalter bzw. die Firma oder Marke. Sie können von mehr Kundenbindung profitieren, steigern die Reputation Ihres Unternehmens und wirken damit attraktiver für potenzielle neue Angestellte. Gleichzeitig lassen sich interessante neue Geschäftsbeziehungen knüpfen oder ausbauen. Am Ende profitieren sowohl Sie als Veranstalter als auch alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Wenn Sie in der Lage sind, eine Atmosphäre zu schaffen, in der sowohl Geschäftliches in aller Ernsthaftigkeit besprochen wird, als auch ein angenehmes Get-together zustande kommt, ist viel gewonnen. Die Chance, dass sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf ein zukünftiges Folge-Event freuen, steigt enorm.

Gute Planung ist alles: wichtige Aspekte für ein erfolgreiches Business Event

Damit Ihr Event oder ein mehrtägiges Meeting reibungslos verläuft, müssen Sie einige Dinge berücksichtigen.

Die Ziel-Definition:

Zuerst sollten Sie das Ergebnis definieren, das Sie mit der Durchführung des Events erreichen möchten. Möchten Sie neue Geschäftskundinnen oder -kunden gewinnen, ein neues Produkt präsentieren, neue Mitarbeiter:innen anwerben, Ihr Personal schulen oder bestehende Firmenbeziehungen auffrischen und pflegen?

Je nachdem, welches Ziel Sie mit der geschäftlichen Veranstaltung erreichen möchten, legt den Grundstein für Ihre Planung.

Der Veranstaltungsort:

Wo soll das geschäftliche Event stattfinden? Suchen Sie nach passenden Locations in Düsseldorf oder Umgebung. Beachten Sie, dass die Räume groß genug sind, um die Anzahl der Teilnehmenden zu fassen. Auch die technische Ausstattung und die entsprechende Bestuhlung müssen gegeben sein. Eine gute Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes sowie genügend Parkplätze und eine entsprechende Ausschilderung sind ebenfalls zu berücksichtigen.

Der Kommunikationsweg:

Überlegen Sie sich eine passende Kommunikationsstrategie: Wie senden Sie Informationen, Updates oder Änderungen raus? Wie und über welchen Kanal (z.B. Brief oder E-Mail) läuft die Anmeldung? Sprechen Sie persönliche Einladungen aus oder sorgen Sie via Social-Media für Interesse an Ihrem Event? Die Entscheidung richtet sich auch danach, wo Sie Ihre Zielgruppe am ehesten vorfinden und am besten erreichen.

Wenn Sie die Teilnehmenden direkt ansprechen und klare, einfach zu verstehende Botschaften senden, werden Sie die Teilnehmeranzahl mit Sicherheit erhöhen und für relevante Aufmerksamkeit sorgen.

Der Zeitplan:

Überlegen Sie sich einen Zeitplan, der möglichst detailreich ausgearbeitet ist. Beachten Sie hierbei Zeitspannen für Pausen, das Catering bzw. Essen und Networking. Auch mögliche Verzögerungen, etwa durch technische Schwierigkeiten oder das verspätete Erscheinen von Speakern, sollten Sie einberechnen. Formulieren Sie für die Teilnehmenden einen Zeitrahmen mit Startzeit und Ende des Events.

Die Moderation:

Für ein wichtiges Business Event sollten Sie einen professionellen Moderator oder eine Moderatorin engagieren, sofern diese Rolle von keinem der Mitarbeiter:innen übernommen werden kann. Auch die Auswahl passender Referenten ist wichtig. Diese sollten fachlich versiert sein und mit ihrer tollen Präsentation oder einem spannenden Vortrag die Teilnehmenden bestmöglich informieren, unterhalten und Neugierde wecken.

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